ما ينبغي على المحرر الإداري القيام به قبل، أثناء، وبعد الانتهاء من تحريرالمراسلة الإدارية

 شرح عناصر التقديم المادي للمراسلة الإدارية :

 

تحتوي المراسلة الإدارية من حيث تقديمها المادي (أي شكلها) على عدد من العناصر

المشتركة، وهي:

1- الدمغة : 

وتتفرع إلى فرعين هما :

1.1- شعار الدولة :

 مثال على ذلك : "الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية "

وتكتب في سطر واحد في أعلى الوثيقة مع تساوي المسافة الجانبية للورقة.

- 1.2 الطابع والعنوان

 : ويقصد بهما مجموعة البيانات التي توضح اسم الإدارة أو الهيئة

التي تصدر منها الوثيقة المعنية، ويظهر ذلك في الزاوية العليا للجهة اليمنى من كل وثيقة

إدارية و يتكون غالبا من النقاط التالية :

اسم الوزارة أو الولاية ( حسب الهيكلة ). -

اسم المديرية أو القسم أو الدائرة أو المصلحة (حسب الهيكلة). -

اسم المكتب الذي صدرت منه المراسلة والمكلف بالقضية التي تعالجها هذه المراسلة. -

مثال على ذلك

 بالنسبة لإدارة مركزية:

وزارة التربية الوطنية

مديرية التكوين

المديرية الفرعية للتكوين المتخصص

مكتب .......................................

- رقم التسجيل 

: ويراعى فيه العناصر التالية :

- الرقم التسلسلي في الصادر.

- رمز المصلحة .

- السنة التي صدرت فيها المراسلة .

مثال على ذلك :

2010/.../.../ الرقم : 120

-3 المكان و التاريخ : وهما عنصران هامان في المراسلات الإدارية و يدونان عادة في أعلى

الوثيقة من الجهة اليسرى، و يتكون التاريخ من اليوم والشهر والسنة، و يكون مسبوقا

بمكان مصدر المراسلة.

مثال على ذلك : الجزائر في: 20 أكتوبر 2008

ويستحسن كتابة المكان والتاريخ في أسفل الوثيقة إذا كانت المراسلة في شكل جداول

إرسال أو قوائم أو كشوف أو محاضر أو تقارير...... الخ .

-4 بيان المرسل :

 وهو مجموع البيانات التي تسمح بالتعريف بالمصلحة أو الشخص

صاحب الرسالة ويكون في الجهة اليسرى من الوثيقة تحت المكان والتاريخ يذكر فيه صفة

المرسل إذا كان شخصا معنويا.

مثال على ذلك: مدير التربية

إلى

السيد/………

ويتحول إلى الجهة اليمنى من الوثيقة في مكان الدمغة، يدون فيه اسم و لقب وعنوان المرسل

و وظيفته، إذا كان شخصا طبيعيا .

مثال على ذلك:

الاسم واللقب: .............................

أستاذ(ة) بمتوسطة ............................

-5 المرسل إليه : هو مجموع البيانات التي تسمح بمعرفة الطرف الذي وجهت إليه

المراسلة الإدارية و يكون في الجهة اليسرى من الوثيقة تحت بيان المرسل، يذكر فيه صفة

المرسل إذا كان شخصا معنويا.

مثال على ذلك : إلى السيد مفتش التعليم الإبتدائي

المقاطعة : ....

ويكتب اسم و لقب وعنوان المرسل إليه، إذا كان شخصا طبيعيا.

ويضاف إليه السلم الإداري إذا كان المرسل إليه شخصا موظفا تابعا لسلطة إدارية.

مثال على ذلك : إلى

السيد(ة): .......................

أستاذ(ة) اللغة العربية بثانوية عبان رمضان

المحمدية – ولاية الجزائر شرق

ع/ ط السيد(ة) مدير الثانوية

ملاحظة : يتوسط بيان المرسل و المرسل إليه كلمة - إلى –

- السلم الإداري:

 غالبا ما ترسل المراسلة الإدارية عن طريق السلم الإداري بصفة

تصاعدية أو تنازلية، وتختصر هذه العبارة ب:

- ع/ ط = عن طريق

- ت/ إ = تحت إشراف

بحيث أن كل مراسلة موجهة من أشخاص خاضعين لسلطة سلمية إلى إدارة عليا، يجب أن

يحترم فيها السلم الإداري بحسب ما تقتضيه هيكلة الإدارة المعنية، وكذا الشأن بالنسبة

للمراسلات المتبادلة بين المصالح أو بين الهيئات العليا والموظفين.