1 - بعض الطرق لتنظيم ملفات الكمبيوتر
يجب عليك اختيار الطريقة التي يبدو أنها تناسب سير عملك بشكل أفضل والتمسك بها.
1. نظام تنظيم الملفات
2 . العميل القائم على العمل
ربما يكون المشروع أو الهيكل القائم على العميل هو أبسط شكل يمكن التمسك به.
يعتمد كل مشروع على عملاء
- كيف تقسم الأشياء حقًا على نوع العمل الذي تقوم به ؟
- يمكن الحصول على مجلد مخصص خاص بكل عميل . داخل كل مشروع أو مجلد عميل ، يمكنك
الاحتفاظ بجميع الملفات والمستندات ذات الصلة
. ما الذي يجعل مشروع أو عميل يعمل بشكل جيد هو أنه بلا عقول. إذا كان الملف A يتعلق بـ Client X ،
فسيذهب في المجلد X. إذا كان الملف B يتعلق بـ Client Y ، فعندئذٍ ، فإنه يذهب في المجلد Y. إذا كان
لديك مشاريع متعددة لنفس العملاء. إما إعطاء كل مشروع مجلد الخاص به من المستوى الأعلى أو
لديك مجلدات مشروع فردية داخل كل مجلد عميل. عندما يبدأ نظام الملفات القائم على العميل في
الانهيار هو عندما تتعامل مع الكثير من الملفات العامة التي تتعلق بمشاريع متعددة أو المؤسسة
ككل. يمكنك حلق مجلد ملف مشروع "عام" ، ولكن يمكن أن يخلق ذلك مشكلات أكثر مما يحل.
وبالمثل ، فإن الملفات المكررة ليست هي الإجابة تقريبًا. في المرة الأخرى التي قد تواجه فيها
صعوبات في إعداد المشروع أو العميل هو عندما يكون هناك الكثير من الملفات المختلفة ، لذا فإن
كل مجلد هو فوضى كاملة. يتمثل الحل في استخدام أحد المجموعتين التاليتين في مشروعك أو
مجلدات العميل. بشكل عام ، أوصي بالذهاب مع مشروع أو عميل تم إعداده افتراضيًا. من السهل جدًا
الالتزام به وسيعطي جهاز الكمبيوتر الخاص بك بعض المنظمات التي تشتد الحاجة إليها. حتى لو كان
كل مشروع أو مجلد عميل فوضويًا بعض الشيء ، فستكون الأمور أفضل بكثير مما كانت
عليه.
- نظام تنظيم الملفات القائم على التاريخ
مع هيكل القائم على التاريخ ،
لديك عادة مجلد لكل عام مع مجلد أو أكثر فرعي لكل
شهر. اعتمادًا على عدد الملفات التي تعمل معها ، يمكنك أيضًا الحصول على مزيد من
المجلدات الفرعية لكل أسبوع على الرغم من أن الأمر قد انتهى من القتل. الشيء
الجميل في الهيكل القائم على التاريخ هو أنه من السهل جدًا العثور على ملفات من
فترة معينة ، على سبيل المثال ، للنظر في البيانات المالية للعام الماضي لشهر
يناير. يكون الهيكل القائم على التاريخ في أفضل حالاته عندما تقوم بنفس المهام
القليلة أو العمل مع ملفات مماثلة على أساس منتظم. إذا حصلت على تقارير مالية أو
تسويقية أسبوعية هي نفس المستند بأرقام مختلفة ، فهذا مثالي. لا يمكنك حقًا تجميع
هذا النوع من الملفات حسب المشروع حيث سيكون لديك 200 تقرير يجلس بسرعة في كل مجلد
- وكل شيء هو نفس المشروع على أي حال - لذا ستعود إلى
Square One. ترتبط
مشاكل الهيكل القائم على التاريخ بنقاط قوته. ما لم يكن لديك عدد كبير من الملفات
المماثلة ، فهي مبالغة ولن تتضايق للالتزام بها. أيضًا ، لا يعمل بشكل جيد للغاية
إذا كنت تعمل على نفس الملف لفترة طويلة من الزمن. هل تترك العرض التقديمي
التسويقي في المجلد للشهر الذي تم إنشاؤه فيه؟ الشهر الذي انتهيت منه؟ الشهر الذي
استخدمته فيه آخر مرة؟ فكر في نوع العمل الذي تقوم به. من المحتمل أن يكون من
الواضح جدًا إذا كان نظام قائم على التاريخ مناسبًا لك أم لا.
3 - نظام تنظيم الملفات
يعتمد هذا النظام على جمع المستندات حسب نوع الملف كل شيء إلى مجلدات بناءً على نوع الملف. لا يجب أن يكون هذا بشكل صارم حسب نوع ملف الكمبيوتر ، ولكن بدلاً من ذلك يمكنه استخدام المجلدات التي يقترحها نظام الكومبيوتر " صورة ’ فيديو ... إلخ "
بأسماء مثل:
Marketing Dsikens Financials وما شابه داخل كل مجلد ، فأنت تضع جميع الملفات
من هذا النوع. لا تعمل الهياكل المستندة إلى نوع الملف بشكل رائع كهيكل من المستوى
الأعلى إلا إذا كنت تعمل فقط لشركة واحدة-أو نفسك-وليس لديها الكثير من الملفات
التي يجب التعامل معها. أنا في الواقع استخدم واحدة لأن عملي يتم تجميعه إلى حد
كبير في الكتابة والتصوير والفواتير. بالنسبة لمعظم الأشخاص ، يعمل الهيكل القائم
على نوع الملف بشكل أفضل عندما يكون داخل بنية عميل أو قائم على المشروع أو
القائمة على التاريخ. إذا كانت مجلدات العميل الخاصة بك تحصل على فوضوي ، فإن
إضافة المجلدات الفرعية المستندة إلى نوع الملف هي وسيلة رائعة لفرز الأشياء. مرة
أخرى ، فكر في نوع العمل الذي تقوم به. إذا كان الأمر مجرد بعض الأشياء مرارًا
وتكرارًا ، فقد تكون طريقة نوع الملف لتنظيم المجلدات مناسبة لك. خلاف ذلك ، التزم
باستخدامه للمجلدات الفرعية.
- أفضل الممارسات لتنظيم ملفات
الكمبيوتر كما أكدت في الجزء العلوي من هذه المقالة ، أهم شيء في إنشاء بنية ملف منظمة هو أنك تلتزم بها. فيما يلي بعض أفضل الممارسات للقيام بذلك واستخدام إعدادك الجديد. .
01 - تخطي سطح المكتب. لا تقم أبدًا بتخزين الملفات على سطح المكتب. يبدو فقط فوضويًا ومشبكًا. لا بأس في سحب ملف من مفتاح USB إلى سطح المكتب الخاص بك ، ولكن يجب تقديمه على الفور.
02 - تخطي التنزيلات. لا تدع الملفات تجلس في مجلد التنزيلات. إما تقديمها حيث ينتمون أو يحذفونها. تقديم الأشياء على الفور. إذا انتظرت لتقديم الأشياء ، فسوف يخرجون عن السيطرة. بمجرد إنشاء ملف أو استلامه ، ضعه في مكانه المناسب.
03 - فرز كل شيء مرة واحدة في الأسبوع. مع ذلك ، إما كل صباح يوم السبت أو مساء الجمعة ،
04 - ابحث عن الملفات التي عملت في هذا الأسبوع وتأكد من أنها في المكان المناسب.
05 - ترتب الأشياء ، وحذف أي ملفات غير ضرورية ، وتوقف بشكل عام الأشياء عن الفوضى قبل أن تصبح سيئة للغاية.
06 - إذا كنت تستخدم جهاز Mac ، فهناك تطبيقات مثل Hazel يمكنها أتمتة لك.
07 - استخدام الأسماء الوصفية. عندما تسمي ملفاتك ، امنحهم أسماء وصفية. "خطة التسويق" سيئة. "خطة التسويق - العميل X - يناير" أفضل بكثير.
08 - اتقن البحث في ملفاتك. ميزة البحث داخل أنظمة التشغيل الحديثة قوية حقًا. إذا لم تتمكن من العثور على ملف من خلال البحث ، فحاول البحث عنه. إذا قمت بتسمية ملفاتك ومجلداتك بشكل صحيح ، فسيكون من السهل العثور عليه.
09 - لا تستخدم الكثير من المجلدات. وجود الكثير من المجلدات المتداخلة يزعجك .
10- يجب أن يكون لكل مجلد حوالي 10 ملفات فيه. إذا كان لديك ملفان أو ثلاثة فقط في كل مجلد ، فأنت بحاجة إلى إعادة النظر في هيكلك. استمر في ذلك. لا تستسلم بعد بضعة أيام. يستغرق الأمر دائمًا بعض الوقت للتكيف مع شيء جديد.
11 - الالتزام باستخدام بنية الملف الخاصة بك لبضعة أسابيع قبل التخلص منه. استمر في التغيير والتبديل. أنظمة من أعلى إلى أسفل غبي. نادرا ما يعملون. ابدأ بإحدى الهياكل التي أوصي بها ثم قم بتعديلها كما تذهب. قم بتكييفه مع سير العمل الخاص بك بدلاً من محاولة إجبار سير العمل على التكيف مع بنية الملفات الصلبة.
إن اختتام
كمبيوتر منظم أكثر متعة للاستخدام. إذا كنت تعرف أين يتم تخزين كل ملف ، فلم يعد
كابوسًا عندما يأتي شخص ما ويسأل عن هذا الملف الذي منذ عامين ؛ إنه يجلس في مجلد
ومجلد فرعي يسمى 2016> مواد التسويق أو ما شابه. وبمجرد أن تحصل على نظام تنظيم
ملفات ، ليس من الصعب التمسك به. فقط خذ بضع ساعات بعد ظهر أحد الأيام لإعداده
وستكون على ما يرام
إذا هناك المزيد في مايخص هذا الموضوع الرجاء مشاركته معنا 🙏🙏🙏🙏
تعليقات
إرسال تعليق