ترتيب الأفكار والاستدلالات عند التحرير :
في هذا المجال يسعى المحرر
الإداري إلى جمع معطيات الموضوع المطروح، وكذا المسائل التي قد تتضمن في تقديره على
بعض الفوائد التي قد يستغلها أثناء التحرير، كقيامه بالتحريات لاكتشاف الحقائق في قضية
من القضايا. وقد يبدأ هذا الترتيب بالعناصر المعروضة عليه من أحداث و وقائع و نصوص
سارية المفعول وقابلة للتطبيق، وينتهي بالملاحظات المسجلة والحلول المقترحة. وعليه فإن
ترتيب الأفكار والاستدلالات هو الذي يقوده إلى وضع تصميم للمراسلة.
- وضع تصميم للمراسلة :
ينبغي على المحرر الإداري إعداد تصميم
مناسب لمراسلته يساعد على بلورة أفكاره بانتظام وتدرج منطقي لها. وغالبا ما يحتوي هذا
التصميم على العناصر التالية :
- المقدمة :
ويشترط فيها أن تكون موجزة كما أنها تقتضي ذكر النقاط الرئيسية
الفصل الأول : التحرير الإداري
التي ستعالج في العرض.
العرض :
وهو صلب الموضوع، ويقتضي قبل كل شيء جملة من الأفكار تم
ترتيبها حسب خطة معينة ومنهجية منطقية واضحة. وبما أن العرض هو الجزء الأساسي
للوثيقة التي ستحرر فإن صياغته تكتسي أهمية بالغة، إذ أن المحرر يجب عليه ترتيب أفكاره
واستدلالاته وتحليلها واقتراح الحلول المناسبة لإقناع الجهة المعنية بمبررات مؤكدة، بحيث
يمكن لكل فقرة من العرض أن تسير بكيفية دقيقة ومنطقية نحو الخاتمة .
الخاتمة :
و هي مهمة جدا، وتعتبر النهاية المنطقية لعمل المحرر الإداري ونتيجة
لما تضمنه العرض، فبحسب نوعية المراسلة توضع الخاتمة، فقد تكون مثلا على شكل اتخاذ
قرار، أو تكون على شكل اقتراح معين، طلب أو رجاء ...الخ .
- الشروط المتعلقة بالشكل :
ينبغي أن يراعى في الجانب الشكلي النقاط
التالية :
- وحدوية الموضوع :
يجب أن تتناول المراسلة الإدارية الواحدة
موضوعا واحدا، وأن تحرر على وجه واحد من الورق.
- احترام السلم الإداري:
إن كل مراسلة موجهة من أشخاص
معنويين أو طبيعيين خاضعين لسلطة ما، يجب أن يحترم فيها السلم الإداري بحسب
ما تقتضيه هيكلة الإدارة المعنية .
- قياس الورق المستعمل :
ينبغي أن تحرر المراسلة الإدارية على الورق
مقياسه كالتالي :
- مقياس: )(27x21
و - إما مقياس: )(29x21
- أو مقياس: )(31x21
شريطة أن تتضمن كل مراسلة نوعا واحدا من هذه المقاييس دون الجمع بينها، ويستحسن
استعمال مقياس ) ( 27 x 21وذلك لتداوله وكثرة استعماله في الإدارة .
- ترك الهوامش في جميع الجوانب :
من آداب اللياقة والتنظيم المحكم أن تترك
الهوامش من جميع الجهات للورقة، كما هو مبين في الشكل التالي الخاص بعناصر
الرجاء متابعتنا حتى نتمكن من الإستمرار وتقديم الافضل
للمزيد رجاء فضلا لا أمرا الاشتراك
في القناة على اليوتوب
https://www.youtube.com/channel/UCn8udOfW29OtShim1pUwkyA
نرجو زيارة مدونتنا عل البلوغر
https://alha3oul.blogspot.com/
صفحتنا على الفيسبوك :
https://web.facebook.com/aqaratbiskra1
https://web.facebook.com/alhassoulbiskra0
تعليقات
إرسال تعليق