ما ينبغي على المحرر الإداري القيام به قبل، أثناء، وبعد الانتهاء من تحريرالمراسلة الإدارية:
قبل الشروع في تحرير المراسلة:
- • ينبغي على المحرر الإداري الاستعداد لهذه العملية الهامة، وذلك بجمع المعطيات والإلمام
بالملابسات والمعلومات الصحيحة حول الموضوع.
- • تحضير وسائل التحرير والكتابة لتفادي تشوش الأفكار بعد الشروع في المعالجة والتحرير.
- • رسم تصور واضح لمعالجة الموضوع وترتيب الأفكار حسب أهميتها وتسلسل الوقائع
والأحداث، وذلك من خلال ضبط خطة عمل موضوعية.
- أثناء التحرير:
- الحرص على التعرض لكافة الأفكار التي تم تحديدها قبل الشروع في التحرير.
- • المحافظة على ترتيب الأفكار حسب أهميتها دون نسيان فكرة منها، تجنبا لإهدار الجهد
- • تجنب التحرير ساعة الانفعال أو الغضب حتى نتفادى التعبير بطريقة انفعالية وعاطفية
الرؤيا والأفكار إذا كانت غامضة.
- • تجنب الشطب والمحو والحشو في المراسلة الإدارية، لأن ذلك يؤثر سلبا على شكلها
بعد الانتهاء من التحرير:
كان ينوي تضمينه في المراسلة موجود فيها ولم ينس أي عنصر من العناصر المكونة .لها
- • التأكد من خلو المراسلة من الأخطاء النحوية والإملائية والتراكيب اللغوية المعقدة ،
وعدم الخلط بين فقراتها
وأفكارها.
- • ترقيم الصفحات إذا كتبت المراسلة الإدارية في أكثر من ورقة، ويستحسن في هذه الحالة
تبيان رقم الصفحة بالنسبة لعدد الصفحات الإجمالي، مثال: 5/ 1إذا كان عدد
الصفحات خمسة أو 3/1إذا كان عدد الصفحات ثلاثة... .الخ
- • التأكد من تدوين المكان والتاريخ وعدم نسيان الإمضاء وكتابة صفة واسم ولقب
المرسل.... .الخ
تعليقات
إرسال تعليق